Polityka prywatności
Jakie dane przetwarzamy, po co, jak długo i jakie masz prawa. Wersja z 20 października 2026 r.
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych opisanych w tej polityce jest Volt and Amaranth spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. 55 Pułku Piechoty 34, 64-100 Leszno, NIP 6972347881, KRS 0000733234 (dalej: my), która prowadzi serwis Księguś. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@twojksiegus.pl albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Dwie role: dane Twojego konta i dane Twojej firmy
- Jesteśmy administratorem danych potrzebnych do prowadzenia kont, rozliczeń i bezpieczeństwa serwisu oraz danych osób, które piszą do nas lub odwiedzają stronę. Tych danych dotyczy ta polityka.
- Jesteśmy podmiotem przetwarzającym dane, które firma wprowadza do Księgusia albo pobiera przez niego z KSeF i banku: faktury, dane kontrahentów, operacje bankowe, dane pracowników. Ich administratorem jest firma, która z Księgusia korzysta. Przetwarzamy je tylko na jej polecenie, na zasadach umowy powierzenia. Jeśli Twoje dane są na przykład na fakturze albo w kartotece pracowników takiej firmy, w sprawie tych danych zwróć się najpierw do niej.
3. Jakie dane, po co i jak długo
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, logowanie, wiadomości z serwisu (np. potwierdzenie adresu, powiadomienia, przypomnienia) | imię i nazwisko, adres e-mail, skrót hasła, ustawienia (język, wygląd, powiadomienia), role w firmach, dane logowania dwuetapowego | umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) wobec osoby, która zakłada konto; nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze firmy, która dodała Cię do konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | do usunięcia konta; potem w historii firmy zostaje tylko oznaczenie „Usunięty użytkownik” |
| Rejestracja firmy, okres próbny, abonament, faktury pro forma i faktury VAT | nazwa firmy, NIP, adres, imię, nazwisko i e-mail osoby zamawiającej, historia płatności | umowa (art. 6 ust. 1 lit. b); obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c) | przez czas umowy, a dokumenty rozliczeniowe 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Bezpieczeństwo kont i serwisu (dziennik logowań, nieudanych prób, eksportów i pobranych plików) | adres IP, czas i rodzaj zdarzenia, konto | prawnie uzasadniony interes: ochrona kont i danych (art. 6 ust. 1 lit. f) | 365 dni |
| Informacje o nowościach i ofertach Księgusia wysyłane e-mailem, tylko jeśli zaznaczysz na to zgodę | imię, adres e-mail, data udzielenia i wycofania zgody | zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgoda na informacje handlowe drogą elektroniczną według Prawa komunikacji elektronicznej) | do wycofania zgody (w ustawieniach konta lub linkiem w wiadomości) albo usunięcia konta; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszych wysyłek |
| Dzienniki techniczne serwera (strona i aplikacja) | adres IP, adres odwiedzonej strony, czas, rodzaj przeglądarki | prawnie uzasadniony interes: działanie i ochrona serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f) | krótko; dzienniki mają stały limit rozmiaru i są automatycznie nadpisywane |
| Statystyka odwiedzin strony (ile osób, skąd, z jakiego urządzenia) | adres IP skrócony do sieci (bez ostatniej części), adres odwiedzonej strony, czas, rodzaj przeglądarki i urządzenia; z adresu liczymy na naszym serwerze przybliżony kraj, województwo i miasto (baza DB-IP, nic nie wysyłamy na zewnątrz) | prawnie uzasadniony interes: wiedza, skąd przychodzą odwiedzający, i rozwój serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f) | 35 dni |
| Korespondencja i pomoc | adres e-mail, treść wiadomości i to, co w niej podasz | prawnie uzasadniony interes: odpowiedź na wiadomość (art. 6 ust. 1 lit. f) | do załatwienia sprawy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń, jeśli sprawa może ich dotyczyć |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane z powyższych kategorii, które są do tego potrzebne | prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail, imienia i nazwiska oraz danych firmy nie da się założyć konta ani zawrzeć umowy.
4. Komu przekazujemy dane
- Dostawcom, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, na podstawie umów powierzenia: Hetzner Online GmbH (serwer aplikacji i baza danych, centrum danych w Helsinkach, Finlandia), OVH sp. z o.o. (zaszyfrowane kopie zapasowe, Warszawa, oraz skrzynka kontakt@twojksiegus.pl; wysyłka powiadomień SMS: numer telefonu i treść SMS-a, tylko osobom, którym właściciel firmy je włączył, serwery w UE), Sendinblue SAS (Brevo) (wysyłka e-maili z serwisu, serwery w UE).
- Systemom administracji publicznej, gdy firma korzysta z funkcji, które tego wymagają: Ministerstwo Finansów (KSeF, wykaz podatników VAT), Główny Urząd Statystyczny (rejestr REGON), Zakład Ubezpieczeń Społecznych (zwolnienia lekarskie e-ZLA, gdy firma je pobiera). Przekazujemy wtedy to, czego dana funkcja potrzebuje, np. NIP kontrahenta albo fakturę.
- Przy ustawianiu hasła i logowaniu sprawdzamy w bazie Pwned Passwords serwisu Have I Been Pwned (Troy Hunt, Australia), czy hasło nie wyciekło z innej strony. Wysyłamy tylko 5 pierwszych znaków skrótu SHA-1 hasła, bez adresu e-mail ani innych danych, z których dałoby się ustalić, kogo dotyczy. Samego hasła nie przekazujemy nikomu.
- Osobom lub firmom, które prowadzą naszą księgowość, w zakresie dokumentów rozliczeniowych.
- Organom państwa, gdy wymaga tego prawo.
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich reklamodawcom. Dane nie wychodzą poza Europejski Obszar Gospodarczy.
5. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Strona twojksiegus.pl nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych innych firm (odwiedziny liczymy sami, z dziennika serwera, jak opisano w punkcie 3), a czcionki i skrypty serwujemy sami, bez pobierania ich od innych firm.
Aplikacja (app.twojksiegus.pl) używa tylko plików niezbędnych do działania, dlatego nie pyta o zgodę:
ksef_session: utrzymuje zalogowanie i zapamiętuje wybrany język; wygasa po 12 godzinach, a sesja kończy się wcześniej po 60 minutach bezczynności;ksef_trusted: tylko gdy przy logowaniu dwuetapowym zaznaczysz „Nie pytaj o kod na tym urządzeniu”; ważny 30 dni.
Aplikacja może też zapisywać w pamięci przeglądarki kopie ostatnio oglądanych stron, żeby przycisk „Wstecz” działał szybciej. Wyczyścisz je, czyszcząc dane witryny w przeglądarce.
6. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu także prawo sprzeciwu. W aplikacji, na stronie Moje konto, możesz sam pobrać swoje dane i usunąć konto. W pozostałych sprawach, np. gdy chcesz poprawić imię lub adres e-mail, napisz na kontakt@twojksiegus.pl; odpowiemy w ciągu miesiąca.
Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
7. Automatyczne decyzje
Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy. Automatyczne odczytywanie faktur i dopasowywanie płatności służy tylko podpowiedziom, które sprawdza człowiek.
8. Bezpieczeństwo
Połączenie z serwisem jest szyfrowane, a najbardziej wrażliwe dane są dodatkowo zaszyfrowane w bazie. Szczegóły są na stronie Bezpieczeństwo.
9. Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę politykę, a o istotnych zmianach poinformujemy użytkowników e-mailem.