Regulamin serwisu Księguś

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Ten regulamin określa zasady korzystania z serwisu Księguś, dostępnego pod adresem app.twojksiegus.pl (dalej: Serwis). Jest to regulamin, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Serwis prowadzi Volt and Amaranth spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lesznie, ul. 55 Pułku Piechoty 34, 64-100 Leszno, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000733234, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 6972347881, kapitał zakładowy 10 000 zł (dalej: Usługodawca). Kontakt: kontakt@twojksiegus.pl.
3. Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców. Umowę może zawrzeć wyłącznie przedsiębiorca posiadający NIP. Serwis nie jest przeznaczony dla konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Szczególne zasady dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą opisuje § 11.
4. Pojęcia użyte w regulaminie:
   • Klient to przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą Umowę;
   • Użytkownik to osoba fizyczna, która ma konto w Serwisie i działa w imieniu Klienta (np. właściciel firmy, pracownik, księgowa lub księgowy);
   • Umowa to umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta na warunkach tego regulaminu;
   • Pakiet to zakres funkcji Serwisu dostępny dla Klienta (bezpłatny pakiet Start albo pakiet płatny);
   • Dane Klienta to wszystkie dane, które Klient lub jego Użytkownicy wprowadzają do Serwisu albo które Serwis pobiera na ich polecenie (np. faktury z KSeF, wyciągi bankowe, dane kontrahentów i pracowników);
   • Umowa powierzenia to umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, która jest częścią Umowy.

§ 2. Co robi Serwis

1. Serwis pomaga prowadzić sprawy firmy, w szczególności: pobierać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wystawiać w nim faktury, przyjmować faktury przesłane jako plik lub zdjęcie, zatwierdzać faktury do zapłaty, przygotowywać pliki przelewów do zaimportowania w banku, wczytywać wyciągi bankowe i dopasowywać płatności, pokazywać zestawienia finansowe, prowadzić dane pracowników, grafik i czas pracy oraz przygotowywać zestawienia dla księgowości. Dostępne funkcje zależą od Pakietu.
2. Serwis jest narzędziem. Usługodawca nie jest biurem rachunkowym ani doradcą podatkowym, nie prowadzi ksiąg, nie składa deklaracji i nie wykonuje przelewów. Plik przelewów Klient sprawdza i wysyła sam, w swoim banku. Za treść wystawianych faktur, ich wysłanie do KSeF i rozliczenia podatkowe odpowiada Klient.
3. Do pobierania i wysyłania faktur Serwis potrzebuje tokenu KSeF, który Klient wygenerował w KSeF. Klient może w każdej chwili usunąć token z Serwisu albo unieważnić go w KSeF.
4. Dane odczytane automatycznie (z pliku, zdjęcia, e-maila albo wyciągu) mogą zawierać błędy. Faktury, które nie przyszły z KSeF, Serwis zawsze pokazuje do sprawdzenia przez człowieka. Klient sprawdza dane przed zapłatą i przed przekazaniem ich do księgowości.
5. Serwis korzysta z publicznych systemów administracji: KSeF, wykazu podatników VAT (biała lista), rejestru REGON oraz kursów walut NBP. Usługodawca nie odpowiada za ich dostępność ani za dane, które zwracają.

§ 3. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (np. Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączonym JavaScriptem i plikami cookies oraz adres e-mail.
2. Korzystanie z usług przez internet wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak próby wyłudzenia hasła (phishing), złośliwe oprogramowanie na urządzeniu albo przejęcie konta. Usługodawca zaleca używanie długiego, niepowtarzalnego hasła, włączenie logowania dwuetapowego w ustawieniach konta i logowanie się wyłącznie pod adresem app.twojksiegus.pl. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła e-mailem ani telefonicznie.
3. Opis zabezpieczeń Serwisu jest na stronie Bezpieczeństwo.

§ 4. Konto i zawarcie Umowy

1. Aby założyć konto, trzeba wypełnić formularz rejestracji, zaakceptować ten regulamin i Umowę powierzenia, a następnie kliknąć link wysłany na podany adres e-mail. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail, na czas nieoznaczony.
2. Osoba, która zakłada konto, oświadcza, że może działać w imieniu Klienta i że dane podane w formularzu są prawdziwe.
3. Właściciel konta firmy może dodawać kolejnych Użytkowników i nadawać im role. Klient odpowiada za działania swoich Użytkowników i za odebranie dostępu osobom, które przestały dla niego pracować.
4. Użytkownik nie udostępnia swojego hasła innym osobom. Klient niezwłocznie informuje Usługodawcę, jeśli podejrzewa, że ktoś nieuprawniony uzyskał dostęp do konta.
5. Zabronione jest: wprowadzanie do Serwisu treści bezprawnych, próby obejścia zabezpieczeń lub dostępu do cudzych danych, celowe przeciążanie Serwisu, automatyczne pobieranie danych w sposób, który utrudnia działanie Serwisu innym, oraz odsprzedawanie dostępu do Serwisu bez zgody Usługodawcy.

§ 5. Okres próbny, Pakiety i płatności

1. Po potwierdzeniu adresu e-mail Klient otrzymuje bezpłatnie pełny pakiet PRO na 30 dni, bez podawania karty. Okres próbny przysługuje raz dla jednego numeru NIP.
2. Po okresie próbnym, jeżeli Klient nie zamówi płatnego Pakietu, konto przechodzi na bezpłatny pakiet Start. Start obejmuje pobieranie faktur z KSeF i wystawianie do 10 faktur sprzedaży w miesiącu (faktury korygujące i pro forma nie wliczają się do limitu).
3. Aktualny cennik i zakres Pakietów są widoczne w Serwisie, na stronie Abonament. Ceny są cenami netto; do ceny dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki. Płatny Pakiet można opłacić za miesiąc albo za rok.
4. Po zamówieniu płatnego Pakietu Usługodawca wystawia fakturę pro forma z terminem płatności 14 dni i od razu włącza zamówiony Pakiet. Płatność następuje przelewem na rachunek wskazany na fakturze pro forma. Jeżeli wpłata nie nastąpi w terminie, konto wraca do pakietu Start. Po otrzymaniu wpłaty Usługodawca wystawia fakturę VAT. Klient zgadza się na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej, w tym przez KSeF.
5. Na 7 dni przed końcem opłaconego okresu Usługodawca wystawia fakturę pro forma na kolejny okres. Jeżeli nie zostanie opłacona, po upływie 7 dni od końca opłaconego okresu konto przechodzi na pakiet Start.
6. Gdy funkcja przestaje być dostępna w Pakiecie, dane z nią związane nie są usuwane. Zostają ukryte i wracają po wykupieniu odpowiedniego Pakietu.
7. Usługodawca może zmienić ceny dla przyszłych okresów rozliczeniowych, informując Klienta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Zmiana nie dotyczy okresu już opłaconego. Klient, który nie akceptuje nowych cen, może przed ich wejściem w życie zrezygnować z płatnego Pakietu albo wypowiedzieć Umowę.

§ 6. Działanie Serwisu

1. Usługodawca dba o to, by Serwis działał przez całą dobę, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności. Planowane prace techniczne Usługodawca przeprowadza w miarę możliwości poza godzinami pracy i zapowiada je z wyprzedzeniem.
2. Usługodawca codziennie wykonuje zaszyfrowane kopie zapasowe danych i przechowuje je u innego dostawcy, w innym centrum danych.
3. Usługodawca rozwija Serwis i może zmieniać jego funkcje. Nie ogranicza przy tym w istotny sposób funkcji Pakietu, który Klient już opłacił, do końca opłaconego okresu.

§ 7. Dane Klienta

1. Dane Klienta należą do Klienta. Usługodawca przetwarza je wyłącznie po to, by świadczyć usługi z tej Umowy. Nie sprzedaje ich, nie używa do reklamy ani do własnych celów.
2. Dane osobowe zawarte w Danych Klienta (np. dane kontrahentów będących osobami fizycznymi i dane pracowników) Usługodawca przetwarza w imieniu Klienta na zasadach Umowy powierzenia. Klient jest ich administratorem.
3. Dane osobowe Użytkowników potrzebne do prowadzenia kont i rozliczeń Usługodawca przetwarza jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności.
4. Klient może w każdej chwili pobrać Dane Klienta za pomocą eksportów dostępnych w Serwisie albo poprosić o ich przekazanie, pisząc na kontakt@twojksiegus.pl.
5. Klient odpowiada za to, że ma prawo wprowadzić do Serwisu dane, które wprowadza, w szczególności dane swoich pracowników.

§ 8. Rozwiązanie Umowy

1. Klient może wypowiedzieć Umowę w każdej chwili, bez okresu wypowiedzenia, wysyłając wiadomość na kontakt@twojksiegus.pl z adresu e-mail właściciela konta firmy. Wynagrodzenie zapłacone za bieżący okres nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem § 11.
2. Rezygnacja z płatnego Pakietu bez wypowiedzenia Umowy oznacza przejście na pakiet Start po końcu opłaconego okresu.
3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnej przyczyny, w szczególności z powodu zakończenia prowadzenia Serwisu albo zmiany przepisów, która uniemożliwia jego prowadzenie. Usługodawca zwraca wtedy proporcjonalną część wynagrodzenia za opłacony, niewykorzystany okres.
4. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient lub jego Użytkownik rażąco narusza regulamin (w szczególności § 4 ust. 5) i nie zaprzestał naruszeń mimo wezwania wysłanego e-mailem. Wezwanie nie jest potrzebne, gdy naruszenie zagraża bezpieczeństwu Serwisu lub danych innych Klientów.
5. Po rozwiązaniu Umowy Klient ma 30 dni na pobranie Danych Klienta. Następnie Usługodawca usuwa Dane Klienta z Serwisu. Z kopii zapasowych dane znikają w zwykłym cyklu ich zastępowania, nie później niż po 12 miesiącach. Usługodawca zachowuje dane, które sam musi przechowywać na podstawie przepisów, np. faktury wystawione Klientowi.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada wobec Klienta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami z tego paragrafu.
2. Usługodawca nie odpowiada za: niedostępność lub błędy KSeF, systemów banków i rejestrów publicznych; dane wprowadzone przez Klienta lub jego Użytkowników; skutki niesprawdzenia danych odczytanych automatycznie; działania Użytkowników Klienta; skutki udostępnienia hasła lub tokenu KSeF osobom trzecim; zdarzenia siły wyższej.
3. Odpowiedzialność Usługodawcy obejmuje tylko rzeczywistą szkodę (bez utraconych korzyści) i jest ograniczona do kwoty wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które ją wywołało, a jeżeli Klient w tym czasie nie płacił, do kwoty 500 zł.
4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których przepisy prawa nie pozwalają ograniczyć odpowiedzialności.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Serwisu można zgłaszać e-mailem na adres kontakt@twojksiegus.pl. Prosimy podać nazwę firmy lub NIP, adres e-mail konta i opis problemu.
2. Usługodawca odpowiada na reklamację e-mailem w ciągu 14 dni od jej otrzymania.

§ 11. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą

1. Ten paragraf dotyczy osoby fizycznej, która zawiera Umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu jej działalności udostępnionego w CEIDG (art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta).
2. Taka osoba może odstąpić od Umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podawania przyczyny, wysyłając oświadczenie na kontakt@twojksiegus.pl. Jeżeli przed upływem tego terminu zamówiła płatny Pakiet, zgadzając się na rozpoczęcie świadczenia usługi, płaci za okres do chwili odstąpienia.
3. Postanowienia regulaminu, które według przepisów o niedozwolonych postanowieniach umownych nie wiążą konsumenta, nie wiążą także takiej osoby. Dotyczy to w szczególności ograniczeń odpowiedzialności z § 9, w zakresie, w jakim przepisy na nie nie pozwalają.

§ 12. Zmiany regulaminu

1. Usługodawca może zmienić regulamin z ważnej przyczyny, w szczególności z powodu zmiany przepisów, zmiany funkcji Serwisu, względów bezpieczeństwa albo zmiany dostawców.
2. O zmianie Usługodawca informuje Klientów e-mailem i w Serwisie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 8 ust. 1, a niewykorzystaną część opłaconego wynagrodzenia Usługodawca mu zwraca.
3. Zmiany wymagane przez przepisy prawa albo wyłącznie korzystne dla Klientów mogą wejść w życie wcześniej.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z wyjątkiem sporów z osobami, o których mowa w § 11.
2. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na tej stronie, w formie, która pozwala go zapisać i wydrukować.
3. Tłumaczenia Serwisu na inne języki są pomocnicze. Wiążący jest polski tekst regulaminu.