Datenschutzerklärung
Welche Daten wir verarbeiten, wozu, wie lange und welche Rechte Sie haben. Fassung vom 20. Oktober 2026.
Dies ist eine Übersetzung zu Ihrer Information. Verbindlich ist allein der polnische Text.
1. Wer ist der Verantwortliche
Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten ist die Volt and Amaranth spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. 55 Pułku Piechoty 34, 64-100 Leszno, NIP 6972347881, KRS 0000733234 (im Folgenden: wir), die den Dienst Księguś betreibt. In allen Angelegenheiten, die personenbezogene Daten betreffen, schreiben Sie bitte an kontakt@twojksiegus.pl oder per Post an die Anschrift unseres Sitzes. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt.
2. Zwei Rollen: Ihre Kontodaten und die Daten Ihres Unternehmens
- Wir sind Verantwortlicher für die Daten, die für die Kontoführung, die Abrechnung und die Sicherheit des Dienstes erforderlich sind, sowie für die Daten von Personen, die uns schreiben oder die Website besuchen. Diese Daten sind Gegenstand dieser Erklärung.
- Wir sind Auftragsverarbeiter für die Daten, die ein Unternehmen in Księguś eingibt oder darüber aus dem KSeF und von der Bank abruft: Rechnungen, Daten von Geschäftspartnern, Bankumsätze, Mitarbeiterdaten. Verantwortlicher für diese Daten ist das Unternehmen, das Księguś nutzt. Wir verarbeiten sie nur auf dessen Weisung nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags. Wenn Ihre Daten zum Beispiel auf einer Rechnung oder in der Personalakte eines solchen Unternehmens stehen, wenden Sie sich in Bezug auf diese Daten bitte zuerst an dieses Unternehmen.
3. Welche Daten, wozu und wie lange
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage | Wie lange |
|---|---|---|---|
| Anlegen und Führen des Kontos, Anmeldung, Nachrichten aus dem Dienst (z. B. Bestätigung der Adresse, Benachrichtigungen, Erinnerungen) | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Einstellungen (Sprache, Darstellung, Benachrichtigungen), Rollen in Unternehmen, Daten der Zwei-Faktor-Anmeldung | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) gegenüber der Person, die das Konto anlegt; unser berechtigtes Interesse an der Betreuung des Unternehmens, das Sie dem Konto hinzugefügt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | bis zur Löschung des Kontos; danach verbleibt im Verlauf des Unternehmens nur der Vermerk „Gelöschter Nutzer“ |
| Registrierung des Unternehmens, Testzeitraum, Abonnement, Proforma-Rechnungen und Mehrwertsteuerrechnungen | Firmenname, NIP, Anschrift, Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse der bestellenden Person, Zahlungsverlauf | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b); steuer- und handelsrechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | für die Dauer des Vertrags, Abrechnungsunterlagen 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres, in dem die Steuerpflicht entstanden ist |
| Sicherheit der Konten und des Dienstes (Protokoll der Anmeldungen, Fehlversuche, Exporte und heruntergeladenen Dateien) | IP-Adresse, Zeitpunkt und Art des Ereignisses, Konto | berechtigtes Interesse: Schutz der Konten und Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | 365 Tage |
| Informationen über Neuigkeiten und Angebote von Księguś per E-Mail, nur wenn Sie die Einwilligung ankreuzen | Vorname, E-Mail-Adresse, Datum der Erteilung und des Widerrufs der Einwilligung | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Einwilligung in elektronisch übermittelte Werbung nach dem polnischen Gesetz über elektronische Kommunikation) | bis zum Widerruf (in den Kontoeinstellungen oder über den Link in der Nachricht) oder bis zur Löschung des Kontos; der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit früherer Zusendungen |
| Technische Serverprotokolle (Website und Anwendung) | IP-Adresse, Adresse der besuchten Seite, Zeitpunkt, Browsertyp | berechtigtes Interesse: Betrieb und Schutz des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | kurz; die Protokolle haben eine feste Größenbegrenzung und werden automatisch überschrieben |
| Besuchsstatistik der Website (wie viele Personen, woher, mit welchem Gerät) | auf das Netz gekürzte IP-Adresse (letzter Teil entfernt), Adresse der besuchten Seite, Zeitpunkt, Browser- und Gerätetyp; aus der Adresse ermitteln wir auf unserem eigenen Server ungefähr Land, Woiwodschaft und Stadt (DB-IP-Datenbank, nichts wird nach außen gesendet) | berechtigtes Interesse: wissen, woher Besucher kommen, und Weiterentwicklung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | 35 Tage |
| Korrespondenz und Support | E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht und alles, was Sie darin angeben | berechtigtes Interesse: Beantwortung der Nachricht (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | bis zur Erledigung der Angelegenheit und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche, falls die Angelegenheit solche betreffen kann |
| Feststellung, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen | die hierfür erforderlichen Daten aus den oben genannten Kategorien | berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für Ansprüche |
Die Angabe der Daten ist freiwillig, ohne E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie Unternehmensdaten können jedoch weder ein Konto angelegt noch ein Vertrag geschlossen werden.
4. An wen wir Daten weitergeben
- An Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen verarbeiten: Hetzner Online GmbH (Anwendungsserver und Datenbank, Rechenzentrum in Helsinki, Finnland), OVH sp. z o.o. (verschlüsselte Sicherungskopien, Warschau, sowie das Postfach kontakt@twojksiegus.pl; Versand von SMS-Benachrichtigungen: Telefonnummer und Text der SMS, nur an Personen, für die der Firmeninhaber sie eingeschaltet hat, Server in der EU), Sendinblue SAS (Brevo) (Versand von E-Mails aus dem Dienst, Server in der EU).
- An Systeme der öffentlichen Verwaltung, wenn das Unternehmen Funktionen nutzt, die dies erfordern: das Finanzministerium (Ministerstwo Finansów) (KSeF, Verzeichnis der Mehrwertsteuerpflichtigen) und das Statistische Hauptamt (Główny Urząd Statystyczny) (REGON-Register) sowie die Sozialversicherungsanstalt (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) (elektronische Krankmeldungen e-ZLA, wenn das Unternehmen sie abruft). Wir übermitteln dann das, was die jeweilige Funktion benötigt, z. B. die NIP eines Geschäftspartners oder eine Rechnung.
- Beim Festlegen des Passworts und bei der Anmeldung prüfen wir in der Datenbank Pwned Passwords von Have I Been Pwned (Troy Hunt, Australien), ob das Passwort bei einer anderen Website abgeflossen ist. Wir senden nur die ersten 5 Zeichen des SHA-1-Hashes des Passworts, ohne E-Mail-Adresse oder andere Daten, aus denen hervorginge, wen es betrifft. Das Passwort selbst geben wir nie weiter.
- An Personen oder Unternehmen, die unsere Buchhaltung führen, im Umfang der Abrechnungsunterlagen.
- An staatliche Stellen, wenn das Gesetz dies vorschreibt.
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Werbetreibende weiter. Die Daten verlassen den Europäischen Wirtschaftsraum nicht.
5. Cookies und Browserspeicher
Die Website twojksiegus.pl verwendet weder Cookies noch Analysetools anderer Unternehmen (Besuche zählen wir selbst aus dem Serverprotokoll, wie in Abschnitt 3 beschrieben), und Schriftarten und Skripte stellen wir selbst bereit, ohne sie von anderen Unternehmen zu laden.
Die Anwendung (app.twojksiegus.pl) verwendet nur für den Betrieb unbedingt erforderliche Cookies und fragt daher nicht nach einer Einwilligung:
ksef_session: hält die Anmeldung aufrecht und speichert die gewählte Sprache; läuft nach 12 Stunden ab, wobei die Sitzung bereits früher nach 60 Minuten Inaktivität endet;ksef_trusted: nur wenn Sie bei der Zwei-Faktor-Anmeldung „Nie pytaj o kod na tym urządzeniu” („Auf diesem Gerät nicht nach dem Code fragen“) ankreuzen; 30 Tage gültig.
Die Anwendung kann außerdem Kopien zuletzt angesehener Seiten im Browserspeicher ablegen, damit die Schaltfläche „Zurück“ schneller funktioniert. Sie entfernen diese, indem Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit sowie bei Daten, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeitet werden, auch das Recht auf Widerspruch. In der Anwendung können Sie auf der Seite Moje konto (Mein Konto) Ihre Daten selbst herunterladen und Ihr Konto löschen. In anderen Angelegenheiten, z. B. wenn Sie Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse korrigieren möchten, schreiben Sie an kontakt@twojksiegus.pl; wir antworten innerhalb eines Monats.
Sie können außerdem Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezes UODO) einlegen (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
7. Automatisierte Entscheidungen
Wir treffen gegenüber niemandem Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und betreiben kein Profiling. Das automatische Auslesen von Rechnungen und die Zuordnung von Zahlungen dienen nur als Vorschläge, die ein Mensch prüft.
8. Sicherheit
Die Verbindung zum Dienst ist verschlüsselt, und die sensibelsten Daten sind in der Datenbank zusätzlich verschlüsselt. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Sicherheit.
9. Änderungen dieser Erklärung
Wenn wir die Art der Datenverarbeitung ändern, aktualisieren wir diese Erklärung und informieren die Nutzer über wesentliche Änderungen per E-Mail.